Rassembler ses collaborateur.rices, ses partenaires, ou son réseau, pour un événement, un débat, une réunion de travail, est de plus en plus un challenge organisationnel et budgétaire. Réunir, tout en étant à distance, devient donc un enjeu stratégique pour mieux communiquer. Le live vidéo s impose comme l outil idéal pour y parvenir.
La keynote d Apple, les conférences TED, l Etam Live Show tous ces lives sont devenus des événements incontournables, suivis par de plus en plus de spectateur.rices. Inspirez-vous de ces grands de la communication pour digitaliser votre communication événementielle. Voici quelques clés pour y parvenir.
Le streaming vidéo live au service de la communication interne et BtoB
Le streaming vidéo, ce n est pas seulement pouvoir regarder ma série préférée à toute heure du jour et de la nuit. Le streaming vidéo, c est surtout la possibilité de pouvoir communiquer à toute heure du jour et de la nuit, et surtout en tout lieu. C est le moyen idéal pour pouvoir échanger avec vos collaborateur.rices et vos partenaires. Par exemple, imaginez le gain de temps permis par un webinar dans lequel vous présenteriez une offre à une multitude de prospects, par rapport à l organisation de rendez-vous chez chacun.e d entre eux.elles.
Il existe aujourd hui des dizaines de plateformes et de logiciels permettant de réaliser des lives pour vos enjeux professionnels, que ce soit pour faire vivre un temps fort, annoncer des projets, ou tout simplement débattre, se réunir.
Quel type de live pour quel type d événement ?
Interaction ou non ? Telle est la question à se poser pour bien choisir son format de live.
Vous avez besoin de présenter un projet sans besoin d interaction : présentation d enjeux stratégiques, du bilan de l année, d une nouvelle gamme de produits, etc. ? Une conférence diffusée en live via des plateformes telles que Vimeo ou sur votre intranet sera le format idéal : vos collaborateur.rices et/ou partenaires pourront suivre la présentation, mais n auront pas la possibilité de poser des questions ou de réagir.
Au contraire, vous souhaitez mettre en place un « web événement » au cours duquel les participant.es pourront débattre ou poser des questions : réunion interne, présentation destinée à des clients/prospects, formation, etc. ? Vous devez organiser un webinar qui permettra aux personnes de réagir et d interagir.
Un live réussi c est un live bien préparé
Conférence live ou webinar, peu importe le format, quelques règles s imposent pour un live réussi.
1) Communiquer, communiquer et communiquer !
Pour que les participant.es soient au rendez-vous, mettez en place une campagne de communication. Communiquez sur votre live autant que sur un événement classique, voire plus. Développez des supports de communication dédiés : un emailing texte avec une relance est le minimum suffisant pour un événement concernant uniquement quelques personnes. Pour un live de plus grande envergure, surprenez vos destinataires pour les mobiliser ! Créez, par exemple, un emailing très visuel tel un flyer ou avec une vidéo teaser du type « Rendez-vous le 10 janvier 2020 pour le live Notre bilan 2020 animé par ». Faites aussi jouer votre réseau en demandant à vos proches collaborateur.rices de diffuser l information au maximum.
2) Soigner sa mise en scène
Le live doit être pensé pour être « vidéogénique » pour maintenir l attention de l audience qui est encore plus volatile derrière un écran.
Le lieu doit être choisi selon l envergure du live : s il n y a pas de public, autant privilégier un environnement original et esthétique comme un espace de coworking à la décoration stylisée, plutôt qu une salle de conférence lambda.
Les moyens techniques doivent permettre un rendu dynamique et esthétique. Faites appel à une équipe de tournage avec 2 caméras pour un événement dans une salle de taille moyenne, et 3 caméras pour une salle de conférence classique. Éviter de placer une unique caméra en fond de salle qui ne permet pas de voir correctement les intervenants en diffusion. Cela crée une distance qui peut réduire votre audience. Enfin, une réalisation multicaméras permet de varier les plans pour dynamiser le rendu, et donne une dimension plus professionnelle à votre événement.
Le déroulé se doit d être bien calibré : préparez un conducteur de votre live avec le timing de chaque séquence et de chaque intervention. Les séquences doivent être variées pour apporter du rythme : une intervention, la projection d une vidéo, un happening...
Les éléments visuels doivent être réfléchis en fonction du live, que ce soit ceux présents sur scène (présentation projetée, éléments de décor) ou ceux mis sur le programme live (habillage graphique). Par exemple, sur scène, ne mettez pas d écran derrière les intervenants pour diffuser une présentation, car elle sera illisible sur le programme live. Celle-ci doit être diffusée directement sur le live, c est le réalisateur du live qui se chargera de la faire apparaître au bon moment. Concernant l habillage graphique du live : faites-le créer plusieurs semaines en amont afin d avoir un visuel accrocheur, surtout pour un événement majeur de votre entreprise.
3) Animer ou modérer - s il le faut
Dans un webinar, il est essentiel que vous (ou l un de vos collaborateur.rices) endossiez le rôle de modérateur pour recueillir questions, avis et commentaires, les sélectionner si besoin, et distribuer la parole.
Dans une présentation live d envergure, il est préférable d avoir un animateur qui, tel un maître.sse de cérémonie, sera le socle de votre événement. Il peut être judicieux de faire appel à un animateur.rice professionnel.le si aucun.e de vos collaborateur.rices n a l aisance oratoire pour assumer ce rôle.
Faire vivre son live après le live !
Capitalisez sur votre live en proposant un replay pour faire vivre ou revivre l événement. Pour un événement marquant pour votre entreprise, par exemple le séminaire annuel, créez un reportage « best of » de l événement qui mette en exergue les sujets importants et les moments forts de l événement. Enfin, pensez à séquencer en plusieurs vidéos thématiques que vos collaborateurs pourront visionner sur l intranet en fonction de leur intérêt et de leur temps. Ces supports vous serviront également d outils de communication pour valoriser vos prochains événements à venir donc ne les négligez pas !
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